Obieg dokumentów i elektroniczne archiwum

Pomagamy uporządkować dokumenty dotyczące klientów, spraw i projektów. Możliwe jest przygotowanie centralnego repozytorium dokumentów z podziałem na klientów, sprawy, typy dokumentów oraz osoby mające dostęp do konkretnych danych.

Dokumenty mogą być przechowywane w jednym miejscu zamiast na wielu komputerach, w skrzynkach e-mail i przypadkowych katalogach sieciowych.

Dostęp do dokumentów według uprawnień

Nie każdy pracownik musi mieć dostęp do wszystkich informacji. Przygotowujemy strukturę uprawnień dla prawników, pracowników administracyjnych i innych członków zespołu.

Dostęp może być ograniczony do konkretnych klientów, spraw, katalogów lub systemów.

Bezpieczna praca zdalna

Konfigurujemy bezpieczny dostęp do zasobów kancelarii dla osób pracujących poza biurem. Możemy wykorzystać VPN, szyfrowane połączenia oraz ograniczenie dostępu do systemów wyłącznie dla autoryzowanych urządzeń i użytkowników.

Dzięki temu dokumenty mogą pozostać na firmowej infrastrukturze zamiast być kopiowane na prywatne komputery.

Portal klienta i bezpieczna wymiana plików

Dla kancelarii obsługujących większą liczbę dokumentów możemy przygotować rozwiązanie umożliwiające bezpieczniejsze przekazywanie plików pomiędzy kancelarią a klientem.

Klient może otrzymać wydzielony dostęp do dokumentów dotyczących jego sprawy, bez konieczności przesyłania dużych załączników pocztą elektroniczną.

Formularze dla nowych klientów

Strona internetowa może zawierać formularze dostosowane do rodzaju świadczonych usług.

Klient przed pierwszym kontaktem może przekazać podstawowe informacje dotyczące sprawy, dane kontaktowe oraz potrzebne załączniki. Pozwala to lepiej przygotować się do rozmowy i ograniczyć wielokrotne uzupełnianie tych samych informacji.

Organizacja spraw i terminów

Możemy przygotować rozwiązania wspierające prowadzenie spraw, zadań i terminów. Informacje mogą być powiązane z klientem, dokumentami oraz osobami odpowiedzialnymi za daną sprawę.

Dzięki temu ważne informacje nie pozostają wyłącznie w prywatnych kalendarzach lub skrzynkach pocztowych poszczególnych pracowników.

Odoo i system do obsługi kancelarii

W przypadku bardziej rozbudowanych potrzeb możemy przygotować środowisko oparte o Odoo i dopasować je do sposobu pracy firmy.

System może wspierać m.in.:

• bazę klientów i kontaktów,
• prowadzenie spraw i projektów,
• zadania i terminy,
• dokumenty,
• komunikację wewnętrzną,
• fakturowanie,
• raportowanie,
• formularze ze strony internetowej.

Zakres systemu ustalamy indywidualnie — nie każda kancelaria potrzebuje pełnego systemu ERP.

Kopie bezpieczeństwa i możliwość odtworzenia danych

Dokumenty i dane klientów wymagają regularnych kopii bezpieczeństwa. Przygotowujemy backup serwerów, baz danych oraz najważniejszych zasobów i pomagamy zaplanować sposób odtworzenia środowiska po awarii.

Kopia zapasowa powinna być przechowywana niezależnie od podstawowego systemu.

Bezpieczeństwo serwerów i sieci

Konfigurujemy serwery Linux, firewall, VPN, kontrolę dostępu, monitoring oraz zabezpieczenia usług wystawionych do Internetu.

Ograniczamy dostęp administracyjny i niepotrzebnie dostępne usługi, a infrastrukturę możemy objąć monitoringiem dostępności i podstawowych parametrów technicznych.

Poczta, domena i certyfikaty SSL

Pomagamy uporządkować techniczne zaplecze kancelarii: domeny, pocztę firmową, certyfikaty SSL, DNS oraz usługi serwerowe.

Możemy również pomóc przy migracji istniejących usług na nowe środowisko.

Profesjonalna strona kancelarii

Strona kancelarii powinna przede wszystkim budować zaufanie i jasno prezentować zakres pomocy.

Przygotowujemy czytelny podział specjalizacji, profile prawników i doradców, formularze kontaktowe, publikacje, aktualności oraz informacje istotne dla potencjalnego klienta.

Publikacje i baza wiedzy

Kancelaria może rozwijać stronę o artykuły, komentarze, aktualności i materiały dotyczące wybranych zagadnień.

Pozwala to prezentować doświadczenie zespołu oraz rozwijać widoczność strony w wyszukiwarkach bez sztucznego powielania treści.

Od strony WWW do pełnego zaplecza kancelarii

Możemy zacząć od prostej strony internetowej, a później stopniowo rozbudować środowisko o obieg dokumentów, portal klienta, system CRM, backup, VPN, monitoring i serwery.

Rozwiązanie można rozwijać razem z kancelarią bez konieczności budowania wszystkiego od początku.